informations générales
Territoire de Belfort
Référence CSP: O090240/517000426
Sous la responsabilité du Directeur des Services Techniques, le/la secrétaire du service technico-administratif assure la gestion des relations aux usagers et suit la gestion administrative courante de la direction des Services Techniques. Il/elle assiste le Directeur des Services Techniques et le gestionnaire des voiries et bâtiments en leur apportant une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information et de suivi de dossiers. Il ou elle assiste le responsable de l'urbanisme.
Assure la gestion des relations aux usagers de la direction :
- Centralise les demandes et les réclamations (appels, courriels, courriers, ...),
- Rédige les réponses aux usagers et suit l'intervention des services.
Assure l'accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction :
- Renseigne les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Répond aux appels téléphoniques, filtre et transmet les messages,
- Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
Assure la gestion du courrier de la direction :
- Gère, enregistre et suit le courrier entrant et sortant du pôle technico-administratif,
- Signale les courriers importants,
- Fait le lien avec les services pour le suivi des dossiers,
- Veille au respect de la procédure et de la charte courrier dans le cadre d'une démarche de qualité,
- Participe à la mise en ½uvre de la dématérialisation du courrier,
- Gère le circuit du parapheur de la direction.
Organise et coordonne la gestion administrative courante de la direction :
- Conçoit et actualise les outils de pilotage et de suivi des activités en lien avec le directeur,
- Participe au suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement de la direction,
- Gère les dépôts de plainte de la direction,
- Effectue les déclarations de projet de travaux et d'intention de commencement de travaux (DT/DICT),
- Assure la gestion des clés des bâtiments communaux.
Assiste les élus délégués et le directeur des services techniques :
- Organise les agendas et prend des rendez-vous en fonction des priorités fixées,
- Rappelle les informations importantes et transmet des messages,
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique,
- Trie, classe et archive les documents de la direction,
- Organise la logistique des réunions et des commissions de la direction.
Assure la gestion administrative des marchés publics :
- Rédige les pièces administratives,
- Publie sur la plateforme,
- Charge les séquestres,
- Organise les commissions d'appel d'offres
- Notifie aux entreprises,
- Rédige les pièces nécessaires pour la bonne réalisation d'un marché (OS, PV de réception, ...),
- Suivi des retenues de garanties et / ou cautions solidaires,
- Elabore un tableau de bord des factures pour chaque marché.
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Assure la gestion des relations aux usagers de la direction :
- Centralise les demandes et les réclamations (appels, courriels, courriers, ...),
- Rédige les réponses aux usagers et suit l'intervention des services.
Assure l'accueil physique et téléphonique au secrétariat de la direction :
- Renseigne les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Répond aux appels téléphoniques, filtre et transmet les messages,
- Hiérarchise les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou de priorité.
Assure la gestion du courrier de la direction :
- Gère, enregistre et suit le courrier entrant et sortant du pôle technico-administratif,
- Signale les courriers importants,
- Fait le lien avec les services pour le suivi des dossiers,
- Veille au respect de la procédure et de la charte courrier dans le cadre d'une démarche de qualité,
- Participe à la mise en ½uvre de la dématérialisation du courrier,
- Gère le circuit du parapheur de la direction.
Organise et coordonne la gestion administrative courante de la direction :
- Conçoit et actualise les outils de pilotage et de suivi des activités en lien avec le directeur,
- Participe au suivi des budgets de fonctionnement et d'investissement de la direction,
- Gère les dépôts de plainte de la direction,
- Effectue les déclarations de projet de travaux et d'intention de commencement de travaux (DT/DICT),
- Assure la gestion des clés des bâtiments communaux.
Assiste les élus délégués et le directeur des services techniques :
- Organise les agendas et prend des rendez-vous en fonction des priorités fixées,
- Rappelle les informations importantes et transmet des messages,
- Réalise et met en forme des travaux de bureautique,
- Trie, classe et archive les documents de la direction,
- Organise la logistique des réunions et des commissions de la direction.
Assure la gestion administrative des marchés publics :
- Rédige les pièces administratives,
- Publie sur la plateforme,
- Charge les séquestres,
- Organise les commissions d'appel d'offres
- Notifie aux entreprises,
- Rédige les pièces nécessaires pour la bonne réalisation d'un marché (OS, PV de réception, ...),
- Suivi des retenues de garanties et / ou cautions solidaires,
- Elabore un tableau de bord des factures pour chaque marché.
